*Update on Conducting PTA Business*
Texas PTA
Tue 3/17/2020 6:01 PM

Good evening,
At Texas PTA, we consider our volunteers as part of our extended family and hope everyone is continuing to take the necessary precautions to stay healthy and safe. Like you, we are continuing to monitor developments regarding the Coronavirus. With the increasing call for social distancing and school districts around the state closing campuses, we have begun to receive questions about how to conduct emergency business.

First, we would like you to fully consider what business can wait. Member engagement is at the very core of our PTA processes. While members don’t always take advantage of their right to vote, we must exercise extreme caution before making it more difficult for members to exercise that right.

With that being said, if a business matter cannot wait, these are the guidelines you should follow.
Your bylaws cover emergency voting requirements in (Local) Article X. Executive Board, Section
9. Meetings. E. Emergency Voting.

In an emergency situation, the executive board may vote by phone, email, or other electronic means if authorized by the president. Members [of the Executive Board] shall have at least twenty-four hours to cast their votes. A two-thirds vote of the entire executive board is required for adoption, and the vote shall be recorded in the minutes of the next regular meeting of the executive board.

Hopefully, most business can be covered by the existing language in your bylaws. If, however, there is a pressing matter that must be handled through a virtual discussion, we are authorizing emergency virtual meetings of the Executive Board through April 30, 2020, with the following requirements.

1. You must ensure that everyone on the Executive Board has access to the virtual meeting technology being used.
2. All members of the Executive Board must be given at least 3 days’ notice.
3. If voting occurs during the virtual Executive Board meeting, a quorum must be verified before each vote to ensure everyone is still participating in the meeting. This should be reflected in the minutes for each vote.
4. Check your bylaws to determine whether the item being voted on requires a majority or two-thirds vote for adoption.

Additionally, through April 30, 2020, we are authorizing emergency electronic voting by your membership for business items that require immediate attention, such as amendments to your budget, bylaws, and standing rules. These are the requirements for emergency electronic voting of your membership.

1. Again, if the matter can wait, please wait.
2. In order to ensure as many members as possible have the opportunity to vote, voting must stay open for 24 hours.
3. A two-thirds vote of quorum is required for adoption.
4. Voting shall only be open to paid members of your association.
5. All voters must be verified as members.
6. We recommend using an electronic form, like Google Forms, to collect member names, emails, and votes.

We are extending leniency on elections scheduled through April 30, 2020. Elections shall not be held through electronic means.

The landscape is changing quickly and we appreciate your patience as we work through these unprecedented circumstances, while trying to best meet the needs of all our 2,400+ PTAs, tens of thousands of volunteers, and more than 515,000 members. We will continue to monitor the situation and communicate updates as we have them. If you have any specific matters that are not covered above, please contact Suzi Kenno, Texas PTA President-elect and Governance Committee Chair, at presidentelect@txpta.org.
Sincerely,

Sheri Doss
Texas PTA President

Buenas noches,
En Texas PTA consideramos a nuestros voluntarios como parte de nuestra familia extendida y esperamos que todos continúen tomando las precauciones necesarias para mantenerse saludables y seguros. Al igual que usted, continuamos monitoreando los desarrollos relacionados con el Coronavirus. Con la creciente demanda de distanciamiento social y distritos
escolares alrededor del estado cerrando los campus, hemos comenzado a recibir preguntas sobre cómo realizar negocios de emergencia.
Primero, nos gustaría que considerara plenamente qué negocios pueden esperar. La participación de los miembros es el núcleo de nuestros procesos de PTA. Mientras los miembros no siempre aprovechan su derecho a votar, debemos actuar con extrema precaución antes de hacer que sea más difícil para los miembros ejercer ese derecho. Dicho esto, si un asunto de negocio no puede esperar, estas son las pautas que debe seguir.

Sus estatutos cubren los requisitos de votación de emergencia en el Artículo X. Mesa Directiva,
Sección 9. Juntas. E. Votación de emergencia.

En una situación de emergencia, la mesa directiva puede votar por teléfono, correo electrónico u otros medios electrónicos si el presidente lo autoriza. Los miembros [de la mesa directiva] tendrán al menos veinticuatro horas para emitir sus votos. Se requiere un voto de dos tercios de toda la mesa directiva para su adopción, y el voto se registrará en el acta de la próxima junta regular de la mesa directiva.

Esperemos que la mayoría de los negocios pueden ser cubiertos por el lenguaje existente en sus estatutos. Sin embargo, si hay un asunto urgente que debe manejarse a través de una discusión virtual, estamos autorizando reuniones virtuales de emergencia de la mesa directiva hasta el 30 de abril de 2020, con los siguientes requisitos.

1. Debe asegurarse de que todos los miembros de la mesa directiva tengan acceso a la tecnología de reunión virtual que se utilizara.
2. Todos los miembros de la mesa directiva deben recibir un aviso de al menos 3 días.
3. Si la votación ocurre durante la junta virtual de la mesa directiva, se debe verificar un quórum antes de cada votación para garantizar que todos sigan participando en la reunión. Esto debería reflejarse en el acta de cada votación.
4. Revise sus estatutos para determinar si el asunto que se está votando requiere una mayoría o dos tercios de los votos para su adopción.

Además, hasta el 30 de abril de 2020, estamos autorizando la votación electrónica de emergencia por parte de su membresía para asuntos de negocio que requieren atención inmediata, como enmiendas a su presupuesto, estatutos y reglas permanentes. Estos son los requisitos para la votación electrónica de emergencia de su membresía.

1. Nuevamente, si el asunto puede esperar, por favor espere.
2. Para garantizar que la mayor cantidad posible de miembros tenga la oportunidad de votar, la votación debe permanecer abierta durante 24 horas.
3. Se requiere un voto de quórum de dos tercios para la adopción.
4. La votación solo estará abierta a los miembros pagados de su asociación.
5. Todos los votantes deben ser verificados como miembros.
6. Recomendamos utilizar un formulario electrónico, como Formularios de Google, para recopilar nombres de miembros, correos electrónicos y votos.

Estamos extendiendo la clemencia en las elecciones programadas, hasta el 30 de abril de 2020. Las elecciones no se realizarán por medios electrónicos
El panorama está cambiando rápidamente y apreciamos su paciencia mientras trabajamos en estas circunstancias sin precedentes, mientras intentamos satisfacer de la mejor manera posible las necesidades de nuestras 2,400 PTAs, decenas de miles de voluntarios y más de 515,000 miembros. Continuaremos monitoreando la situación y comunicaremos las actualizaciones a medida que las tengamos.
Si tiene algún asunto específico que no esté cubierto anteriormente, comuníquese con Suzi Kennon, presidenta electa de Texas PTA y presidenta del comité de gobierno a través de presidentelect@txpta.org.
Sinceramente,

Sheri Doss
Presidenta de Texas PTA

1-800-TALK-PTA | 408 West 11thStreet | Austin, Texas 78701 | txpta.org